Spis treści
- Czym jest faktura proforma, a czym faktura VAT?
- Charakter prawny – kiedy dokument wywołuje skutki podatkowe?
- Elementy faktury proforma i faktury VAT
- Porównanie proformy i faktury VAT – tabela
- Zastosowanie faktury proforma w praktyce
- Najczęstsze błędy związane z proformą
- Jak prawidłowo wystawiać proformę i fakturę VAT?
- Proforma i faktura VAT w księgowości
- Proforma i faktura VAT w sprzedaży online
- Podsumowanie
Czym jest faktura proforma, a czym faktura VAT?
Faktura VAT to podstawowy dokument sprzedaży, który potwierdza wykonanie usługi lub dostawę towaru. Jest ściśle uregulowana przez przepisy o VAT i pełni funkcję dowodu księgowego. Na jej podstawie sprzedawca rozlicza podatek należny, a nabywca – jeśli ma takie prawo – odlicza podatek naliczony. Faktura VAT to więc dokument „realny” finansowo i podatkowo, mający bezpośrednie skutki dla obu stron transakcji.
Faktura proforma jest natomiast jedynie ofertą cenową lub wezwaniem do zapłaty przed realizacją zamówienia. Nie jest uregulowana wprost w ustawie o VAT, co oznacza, że z punktu widzenia podatków jest traktowana jak dokument informacyjny. Proforma nie potwierdza sprzedaży i nie uprawnia do odliczenia VAT. Jej główne zadanie to przedstawienie warunków płatności w czytelny, zbliżony do faktury sposób.
W praktyce proforma bywa mylona ze „wstępną fakturą”, jednak to uproszczenie jest mylące. W przeciwieństwie do faktury zaliczkowej nie rejestruje rzeczywistego przepływu środków. Może poprzedzać sprzedaż, ale sama jej nie dokumentuje. Dopiero po otrzymaniu zapłaty lub wydaniu towaru sprzedawca wystawia właściwą fakturę VAT lub fakturę zaliczkową. Rozróżnienie ma kluczowe znaczenie przy rozliczeniach.
Charakter prawny – kiedy dokument wywołuje skutki podatkowe?
Najważniejsza różnica między fakturą proforma a fakturą VAT dotyczy skutków podatkowych. Faktura VAT powinna zostać ujęta w ewidencji sprzedaży i w JPK_V7. Sprzedawca uwzględnia ją w deklaracji VAT za odpowiedni okres rozliczeniowy. Nabywca może na jej podstawie rozpoznać koszt podatkowy oraz odliczyć VAT, o ile spełnia ustawowe warunki. Dokument wpływa więc na zobowiązania wobec urzędu skarbowego.
Faktura proforma nie ma takiej mocy. Organy podatkowe traktują ją jak ofertę handlową, potwierdzenie zamówienia lub wstępne uzgodnienie ceny. Nie ujmuje się jej w rejestrach VAT, nie wysyła w strukturze JPK i nie rozpoznaje jako przychodu ani kosztu. W praktyce księgowi często przechowują proformy wyłącznie w dokumentacji pomocniczej, np. w systemie sprzedażowym, bez wprowadzania do ksiąg.
Skutek jest taki, że samo wystawienie proformy nie rodzi obowiązku podatkowego. Obowiązek VAT zwykle powstaje dopiero w momencie dostawy towaru, wykonania usługi lub otrzymania całości bądź części zapłaty. Wtedy sprzedawca wystawia już fakturę VAT lub fakturę zaliczkową. Dla bezpieczeństwa warto pamiętać, że proforma nie może „zastąpić” faktury, nawet jeśli klient ją opłaci.
Elementy faktury proforma i faktury VAT
Faktura VAT musi zawierać ściśle określone elementy. Do najważniejszych należą: data wystawienia, numer faktury, dane sprzedawcy i nabywcy, NIP obu stron, data dokonania lub zakończenia dostawy, nazwa towaru lub usługi, ilość, cena jednostkowa, wartość netto, stawka i kwota VAT, kwota brutto. Niektóre transakcje wymagają dodatkowych oznaczeń, jak np. „mechanizm podzielonej płatności”.
Proforma z prawnego punktu widzenia nie ma wzoru ustawowego, ale w praktyce wygląda podobnie. Zazwyczaj zawiera dane stron, opis towarów lub usług, ceny i terminy płatności. Kluczowe jest wyraźne oznaczenie dokumentu jako „Faktura proforma” lub „Proforma – oferta”. Takie oznaczenie ogranicza ryzyko, że kontrahent, księgowość czy urząd potraktują ją jak faktyczną fakturę VAT.
Warto też dodać elementy organizacyjne, które ułatwiają obsługę płatności: termin ważności proformy, numer zamówienia, warunki dostawy (np. INCOTERMS przy transakcjach międzynarodowych), informacje o przedpłacie. Dobrą praktyką jest umieszczenie zastrzeżenia, że proforma nie stanowi faktury w rozumieniu przepisów podatkowych i nie daje prawa do odliczenia VAT.
Porównanie proformy i faktury VAT – tabela
Dla szybkiego zrozumienia różnic warto zestawić najważniejsze cechy obu dokumentów w jednej tabeli. Poniżej porównanie z punktu widzenia podatków, księgowości i praktyki biznesowej. Taka forma przydaje się szczególnie przedsiębiorcom rozpoczynającym działalność oraz osobom prowadzącym samodzielnie księgowość w małych firmach.
| Cecha | Faktura proforma | Faktura VAT | Skutek praktyczny |
|---|---|---|---|
| Charakter dokumentu | Informacyjny, ofertowy | Dowód sprzedaży | Proforma nie dokumentuje przychodu |
| Skutki podatkowe | Brak | Powstaje obowiązek VAT | Faktura wpływa na rozliczenia z US |
| Prawo do odliczenia VAT | Nie | Tak (po spełnieniu warunków) | Na proformę nie odliczysz podatku |
| Obowiązkowe elementy | Brak ustawowego wzoru | Określone w ustawie o VAT | Błędy na fakturze mogą rodzić spory |
| Ujęcie w księgach | Co do zasady – nie | Obowiązkowe | Proforma nie trafia do rejestrów VAT |
| Moment wystawienia | Przed sprzedażą / płatnością | Po sprzedaży lub otrzymaniu zaliczki | Proforma zapowiada transakcję |
Zastosowanie faktury proforma w praktyce
Faktura proforma jest szczególnie popularna tam, gdzie stosuje się przedpłaty i zaliczki. Dotyczy to m.in. sprzedaży internetowej, usług projektowych, rezerwacji noclegów, szkoleń czy zamówień na indywidualne produkty. Proforma pełni funkcję czytelnego kosztorysu oraz dokumentu do opłacenia przez klienta, zanim sprzedawca poniesie realne koszty realizacji zamówienia.
Z proform korzystają również firmy współpracujące z zagranicznymi kontrahentami. Dokument stanowi wtedy podstawę do przygotowania przelewów międzynarodowych, uzyskania finansowania czy odprawy celnej. Dzięki zbliżonej formie do faktury VAT kontrahenci łatwo identyfikują kwoty, waluty, terminy i warunki płatności, a jednocześnie nie powstają jeszcze zobowiązania podatkowe.
Dla przedsiębiorcy praktyczne zalety proformy to m.in. porządek w komunikacji z klientem i mniejsze ryzyko sporów. Wysyłając proformę, można jasno pokazać, co dokładnie obejmuje cena, w jakim terminie obowiązuje oferta i jakie są możliwe formy płatności. To także narzędzie do wstępnego planowania przychodów oraz obciążenia produkcji czy zespołu projektowego.
Korzyści z używania faktury proforma
Choć proforma nie ma mocy księgowej, jej stosowanie daje wymierne korzyści organizacyjne i biznesowe. Warto z nich świadomie korzystać, szczególnie gdy obsługujemy wielu klientów jednocześnie. Dobrze zaprojektowany szablon proformy ułatwia też pracę działu sprzedaży i księgowości, bo zmniejsza liczbę pytań o szczegóły płatności.
- jasne przedstawienie ceny i zakresu usługi przed zawarciem ostatecznej umowy,
- możliwość pobrania przedpłaty bez konieczności natychmiastowego wystawiania faktury VAT,
- ułatwienie klientowi księgowania płatności jako „zaliczki na poczet”,
- eliminacja nieporozumień związanych z kursem waluty lub kosztami dodatkowymi,
- lepsza kontrola nad ważnością ofert oraz terminami realizacji zamówień.
Najczęstsze błędy związane z proformą
Najpoważniejszym błędem jest traktowanie faktury proforma jak pełnoprawnej faktury VAT. Zdarza się, że klienci próbują na jej podstawie księgować koszt lub odliczać VAT. Może to prowadzić do korekt i sporów z urzędem skarbowym. Dlatego proforma powinna być zawsze wyraźnie opisana, a w komunikacji z klientem warto podkreślać, że to dokument wyłącznie informacyjny.
Drugim częstym problemem jest brak wystawienia faktury VAT po otrzymaniu zapłaty. Przedsiębiorca pobiera przedpłatę na podstawie proformy i zapomina o obowiązku dokumentowania jej fakturą zaliczkową. Tymczasem otrzymanie zaliczki powoduje powstanie obowiązku podatkowego w VAT, a brak faktury może skutkować sankcjami. Warto wdrożyć procedurę, która automatycznie generuje faktury po wpływie środków.
Błędem o charakterze praktycznym jest też brak spójności danych pomiędzy proformą a późniejszą fakturą VAT. Inne nazwy produktów, różne ceny lub dodatkowe pozycje mogą budzić wątpliwości klienta i utrudniać kontrolę. Dlatego najlepiej korzystać z jednego systemu sprzedażowego, który pozwala na automatyczne przekształcenie proformy w fakturę, bez ręcznego przepisywania danych.
Jak prawidłowo wystawiać proformę i fakturę VAT?
Wystawiając fakturę VAT, trzeba przede wszystkim zadbać o komplet obowiązkowych elementów i poprawność danych. Należy też pilnować terminów – co do zasady fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu dostawy towaru lub wykonania usługi. Przy zaliczkach fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu otrzymania płatności.
Proforma może być wystawiona w dowolnym momencie poprzedzającym sprzedaż. Istotne jest, aby dokładnie odzwierciedlała warunki, jakie później trafią na fakturę. Wskazane jest numerowanie proform według wewnętrznego schematu – oddzielnie od numeracji faktur VAT. Dzięki temu unikamy zamieszania w przypadku kontroli oraz łatwiej odnajdujemy dokumenty w systemie.
Dobrą praktyką jest też przygotowanie krótkiej instrukcji dla klientów, jak mają postępować po otrzymaniu proformy. Można w niej wskazać tytuł przelewu, termin ważności oferty i informację, że fakturę VAT wystawimy po zaksięgowaniu płatności lub realizacji usługi. Takie wyjaśnienie ogranicza pytania klientów i chroni przed błędnym użyciem proformy w ich księgowości.
Praktyczne wskazówki przy wystawianiu dokumentów
Aby praca z proformami i fakturami była sprawna, warto stosować kilka prostych zasad. Pomagają one zarówno w małych firmach, jak i większych organizacjach, gdzie wiele osób ma dostęp do systemu sprzedażowego. Dzięki temu łatwiej uniknąć zarówno błędów formalnych, jak i konfliktów z klientami czy urzędem skarbowym.
- stosuj różne serie numeracji dla proform i faktur VAT,
- umieszczaj na proformie wyraźne oznaczenie „dokument nie jest fakturą VAT”,
- pilnuj zgodności kwot i opisów między proformą a późniejszą fakturą,
- po zaksięgowaniu płatności od razu generuj fakturę zaliczkową lub końcową,
- korzystaj z systemów, które automatycznie konwertują proformę w fakturę VAT.
Proforma i faktura VAT w księgowości
Z punktu widzenia księgowości faktura VAT jest dokumentem źródłowym, który musi zostać ujęty w księgach rachunkowych lub podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Określa moment powstania przychodu oraz wysokość podatku VAT. Na jej podstawie przygotowywane są deklaracje oraz pliki JPK. Błędy w fakturach mogą skutkować koniecznością korekt i wyjaśnień z urzędem.
Proforma co do zasady nie jest księgowana. Może jednak być wykorzystywana przez działy sprzedaży i controllingu jako narzędzie prognozowania przychodów czy planowania przepływów pieniężnych. W niektórych firmach tworzy się rejestry proform, które pozwalają śledzić, ile ofert zostało opłaconych, a ile wygasło. To pomaga ocenić skuteczność działań handlowych i planować budżet.
Jeżeli klient zapłaci na podstawie proformy, w księgach pojawia się najpierw zapis techniczny (np. jako zaliczka od odbiorcy), a dopiero potem faktura VAT końcowa lub zaliczkowa. Księgowa powinna mieć dostęp do obu dokumentów, aby prawidłowo powiązać płatność z konkretną fakturą. Warto więc zadbać o spójne oznaczenia numerów zamówień i proform w systemach firmowych.
Proforma i faktura VAT w sprzedaży online
W sprzedaży internetowej faktura proforma jest wyjątkowo użyteczna. Sklepy online często generują ją automatycznie po złożeniu zamówienia, ale przed jego opłaceniem. Klient otrzymuje wtedy pełną informację o kwocie, numerze konta i terminie płatności, a sprzedawca wstrzymuje się ze zleceniem wysyłki do czasu wpływu środków. To ogranicza ryzyko realizacji nieopłaconych zamówień.
Po zaksięgowaniu płatności większość systemów e-commerce generuje już właściwą fakturę VAT, która jest wysyłana e-mailem lub udostępniana na koncie klienta. Proforma pozostaje w systemie jako dokument pomocniczy, często z adnotacją, że zamówienie zostało opłacone i zrealizowane. Takie podejście łączy wygodę dla klienta z prawidłowym rozliczaniem podatków po stronie sprzedawcy.
W modelach abonamentowych lub przy długoterminowych usługach online proforma może pełnić rolę cyklicznego wezwania do zapłaty. Następnie, np. po zaksięgowaniu płatności za kolejny miesiąc, system wystawia fakturę VAT. Dobrą praktyką jest tu wyraźne oddzielenie dokumentów „przypominających” o płatności od tych, które mają skutki podatkowe, aby uniknąć nieporozumień wśród użytkowników.
Podsumowanie
Faktura proforma i faktura VAT mogą wyglądać podobnie, ale ich rola w obrocie gospodarczym jest zupełnie inna. Proforma to dokument informacyjny, wykorzystywany głównie jako oferta lub wezwanie do dokonania przedpłaty, bez skutków podatkowych. Faktura VAT natomiast potwierdza rzeczywistą sprzedaż, rodzi obowiązki wobec urzędu skarbowego i stanowi podstawę do odliczenia VAT oraz księgowania kosztów.
Świadome rozróżnianie tych dokumentów pozwala uniknąć błędów w rozliczeniach, sporów z klientami i problemów podczas kontroli. W praktyce warto stosować proformę jako narzędzie porządkowania procesu sprzedaży, ale pamiętać, że każda wpłata na jej podstawie musi być ostatecznie udokumentowana fakturą VAT – zaliczkową lub końcową. Dzięki temu firma łączy wygodę obsługi klienta z pełną zgodnością podatkową.